Comparar dos listas en Excel sin falsas coincidencias

Empezá con una referencia que identifique el mismo registro

Tenés dos exportaciones y necesitás encontrar qué cambió. Ordenar por importe parece rápido, hasta que varios registros tienen el mismo valor. Un total puede coincidir aunque falten operaciones. Esta comparación muestra diferencias sin modificar los originales.

Elegí una referencia que identifique el mismo registro en ambas listas: número de pedido, de documento u otro identificador compartido. Confirmá que cada fila represente lo mismo y que las exportaciones cubran el período previsto. Una lista de pedidos no se compara directamente con sus líneas de productos. Si una referencia solo es única dentro de una sucursal o año, prepará un identificador compartido sin ambigüedades antes de usar la herramienta.

Probá el ejemplo: mismo importe, registros diferentes

Cargá el ejemplo sintético de arriba y presioná Comparar listas. A tiene siete filas y B tiene seis. El resultado reúne siete referencias: dos coincidencias, dos diferencias, una solo en A, una solo en B y una clave repetida. Todos los registros son sintéticos.

Las referencias 001 y 002 tienen 125.00 USD en A. En B, las referencias 001 y 009 comparten ese importe. La 001 coincide. La 002 queda solo en A y la 009, solo en B. Vincular 002 con 009 porque ambas muestran 125.00 inventaría una relación.

La referencia 003 presenta un importe diferente. La 004 presenta distinta moneda aunque el número coincida. La 005 se repite en A: todo el grupo queda sin emparejar, incluida su fila en B. La 006 demuestra que un importe negativo también puede coincidir.

Prepará tres columnas con un formato explícito

Pegá referencia;importe;moneda, un registro por línea. El encabezado es opcional y también puede ser reference;amount;currency. Cada lista acepta hasta 200 filas de datos y 40.000 caracteres. Las líneas vacías se ignoran. Se admite este formato limitado con punto y coma, sin campos entre comillas; no es un importador general de CSV.

Usá punto decimal y hasta dos decimales. Se aceptan negativos, pero se rechazan separadores de miles, notación científica y más de doce dígitos enteros. Un error de formato bloquea toda la comparación e indica la línea de origen. Corregí el dato conscientemente: reemplazar signos en todo el archivo puede cambiar valores.

• Conservá identificadores como 001 en texto. Las mayúsculas importan: AB1 y ab1 siguen siendo referencias distintas.
• Se recortan espacios alrededor de cada campo; los caracteres internos de la referencia se conservan.
• La moneda debe tener tres letras y pasa a mayúsculas. La herramienta no verifica códigos oficiales ni convierte monedas.

Interpretá cinco estados sin borrar evidencia

El resumen cuenta referencias distintas, no filas de entrada. Revisá cada excepción con sus números de línea. Una referencia repetida podría indicar una exportación duplicada, una operación dividida o una clave inadecuada. Que las filas parezcan idénticas no resuelve esa pregunta.

• Coincidencia: una fila por lado, con el mismo importe y moneda.
• Diferencia: una fila por lado, pero cambia el importe o la moneda.
• Solo en A: la referencia no tiene una fila correspondiente en B.
• Solo en B: la referencia no tiene una fila correspondiente en A.
• Clave repetida: aparece más de una vez en cualquiera de las listas. Todas las filas quedan visibles; ninguna se selecciona ni elimina automáticamente.

En Excel, conservá las referencias y separá las repetidas

Descargá ambos ejemplos. En Excel, elegí Datos → Desde texto/CSV, seleccioná punto y coma como delimitador y abrí Transformar datos. Quitá cualquier paso automático Tipo cambiado y definí reference y currency como Texto. Microsoft documenta importar identificadores como texto para conservar ceros iniciales. Abrir el CSV con doble clic puede reinterpretarlos; cambiar su apariencia después no recupera de forma confiable la información perdida.

Para amount, elegí Cambiar tipo → Usar configuración regional, Número decimal fijo e Inglés (Estados Unidos). Esta configuración interpreta el punto decimal de estos ejemplos; no es obligatoria para cualquier fuente. Comprobá que 125.00 siga representando ciento veinticinco antes de continuar. Microsoft explica cómo la configuración regional controla la conversión de texto.

Antes de agrupar, recortá espacios al inicio y final de reference y currency; pasá currency a mayúsculas y conservá las de reference. En una copia de trabajo de cada consulta, seleccioná referencia y elegí Agrupar por con Contar filas. Filtrá los conteos mayores que uno. Microsoft documenta estas operaciones. Conservá esas referencias en una lista de excepciones y excluilas de ambas listas de trabajo antes de combinar. En el ejemplo, separá todas las filas 005 de A y B. Conservá las consultas originales y las filas apartadas para revisión; no hace falta borrar registros de origen.

Combiná por referencia con una unión externa completa

Seleccioná una consulta preparada y elegí Combinar consultas. Indicá la otra consulta, seleccioná referencia en ambas y elegí Externa completa. Expandí referencia, importe y moneda de la otra tabla. Microsoft describe esta unión como una forma de conservar filas de ambos lados, incluidas las que no tienen pareja. Mantené desactivada la coincidencia aproximada.

Conservá ambas columnas de referencia para identificar qué lado falta. Compará importes después de confirmar referencia y moneda compartidas. Un lado ausente significa faltante, no importe cero. Agregá una columna de estado con las cuatro reglas anteriores y mantené las excepciones por referencia repetida junto a ese resultado.

Comprobá manualmente el ejemplo antes de repetirlo: 002 y 009 deben seguir separadas; 004 debe mostrar distinta moneda. Si alguna condición falla, revisá las columnas elegidas para combinar y sus tipos de datos antes de confiar en un archivo mayor.

Convertí el resultado en una lista breve de revisión

Descargá el reporte para continuar la revisión en otra herramienta. Incluye una fila por registro de origen, con código de estado estable, referencia, lista y línea original. Los grupos repetidos no se exportan como pares inventados. Las referencias que podrían iniciar una fórmula reciben un apóstrofo protector; importá referencia como texto para conservar sus ceros.

Asigná a cada referencia pendiente un responsable y una pregunta: confirmar el período, encontrar el documento faltante o explicar el valor diferente. Registrá la respuesta antes de modificar el sistema. Una coincidencia solo confirma los tres campos suministrados; no prueba un pago, la autenticidad de un documento ni que las fuentes sean correctas.

El comparador procesa el texto localmente, sin enviarlo ni guardarlo. No resuelve pagos parciales, conversiones de moneda, vínculos aproximados ni asientos contables. Para archivos mayores o identidades ambiguas, acordá una referencia más sólida y un procedimiento de revisión antes de automatizar el siguiente paso.